Unterlagen, Akten, Vorschläge und Verbesserungen – die Bearbeitung und Verwaltung von Schriftstücken ist ohne ein effizientes Dokumentenmanagement kaum noch möglich. Es beginnt bei dem ersten Entwurf, reicht über die kollektive Bearbeitung durch ein oder mehrere Teams und schließt mit einer übersichtlichen Archivierung ab.
Dokumentenmanagement vereinigt vielfältige Aufgaben
Ursprünglich war das Dokumentenmanagement ausschließlich darauf ausgelegt, digitale Schriftstücke zu archivieren und schnell wieder auffindbar zu machen. Heute arbeiten an einem einzelnen Schriftstück wie beispielsweise einem Vertrag jedoch mehrere Menschen parallel, fügen Änderungen Ergänzungen ein. Alle diese Schritte müssen transparent dokumentiert und nachvollziehbar gemacht werden. Gleichzeitig greifen mitunter zahlreiche Beteiligte auf ein Schriftstück zu, so dass eine Check-in/Check-out Kontrolle und die Speicherung unterschiedlicher Varianten ebenfalls unverzichtbar wird. Ein modernes Dokumentenmanagement mittels spezieller Software umfasst deshalb eine Vielzahl von Aufgaben:
- Lückenlose Zugriffskontrolle
- Speicherung von Haupt- und Arbeitsentwürfen
- Integration in Software wie Microsoft Office
- Verwaltung von Vorlagen und Textbausteinen
- Unterstützung unterschiedlicher Formate wie PDF, Word oder TIFF
- Integration von Kommentaren und Annotationen der verschiedenen Autoren
- Archivierung und Abrufbarkeit über unterschiedliche Suchmasken
Auch wenn die Priorität sich nach Dokument, Umgebung, Arbeitsaufwand und Zweck unterscheidet, sind alle Teilbereiche für das Management unverzichtbar. Entsprechend umfangreich sind auch die Anforderungen an die Software.
Unterschiedliche Lösungen für ein gemeinsames Ziel
Für viele Teilbereiche des Dokumentenmanagements existieren bereits komfortable Lösungen. Darunter zählen beispielsweise unterschiedliche Cloud Services oder die gemeinsame Arbeit an Dateien über zentrale Server mittels einer geeigneten Software. Um alle unterschiedlichen Aspekte gleichzeitig abzudecken und dabei nicht den bestehenden Workflow zu beeinflussen, ist aber eine spezielle Software erforderlich. Diese integriert bestehende Anwendungen wie Microsoft Word in eine neue IT-Infrastruktur, die sämtliche Vorteile der digitalen Verwaltung anbietet.
Professionelle Lösungen achten deshalb auf eine universelle Kompatibilität und eine flexible Individualisierung und lassen sich dadurch an unterschiedliche Umgebungen und Anforderungen anpassen. Sie vereinen eigene Vorzüge mit denen von Drittanbietern, um eine optimale und effiziente Arbeit zu ermöglichen.
Globaler Zugriff bei hoher Datensicherheit
Ob bei aktuellen Entwürfen oder bei der Archivierung von Dokumenten – ein Nachweis über die Authentizität der Daten ist nicht nur wünschenswert, sondern in vielen Bereichen auch gesetzlich vorgeschrieben. Das Dokumentenmanagement muss deshalb ebenfalls sicherstellen, dass einerseits ein komfortabler Zugriff für berechtigte Nutzer möglich ist, andererseits eine Manipulation eindeutig nachvollziehbar und das ursprüngliche Dokument für Zweifel gesichert wird.
Diese Protokollierung sollte bereits den Zugriff auf sensible Daten umfassen und jede Änderung revisionssicher erfassen. Sichere Methoden zur Authentifizierung sind dabei ebenso von Bedeutung wie die redundante Speicherung der Informationen und die konsequente Vergabe von Berechtigungen für Abruf und Veränderung von Inhalten. Aus diesem Grund schließt das Dokumentenmanagement mittlerweile auch sichere Verschlüsselung von Verbindungen etwa über SSL und die Übergabe von Rechten aus Drittsystemen mit ein.
Effiziente Verwaltung für digitale und analoge Dokumente
Ein Dokumentenmanagement ermöglicht die komfortable Verwaltung von digitalen und analogen Unteralgen, die entweder als Bild oder als Textdatei gescannt werden. In der Erstellung erlaubt sie den Zugriff durch mehrere Nutzer und erfasst alle Versionen und Annotationen von dem ersten Entwurf bis zur Endfassung.
Selbstverständlich archiviert sie auch alle Änderungen und bestehende Dokumente und erlaubt eine Suche über Volltext oder nach Schlagwörtern. Neben der Bedienung stehen die Datenintegrität und Datensicherheit im Fokus. Eine gute Software vereint alle diese Aspekte unter einer übersichtlichen, grafischen Oberfläche und bietet zusätzlich die Möglichkeit, externe Anwendungen wie Microsoft Office in das Dokumentenmanagement zu integrieren.
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